Az email-ek letöltése a számítógépre és törlésük a szerverről, vagy közvetlen elérésük a szerveren az email beállításoktól és a használt protokolloktól függ.
Az IMAP protokoll használatával közvetlenül elérheti az email-eket a szerveren és azok nem lesznek törölve, csak ha kifejezetten azt választja. Ezt megteheti az email kliensedből vagy email szerverről.
A POP3 protokoll használatával az email-ek letöltődnek és eldöntheti, hogy letöltéskor törlődjenek a szerverről vagy sem. A használt alkalmazástól és verziótól függően a beállítások itt találhatóak:
Outlook:
Fájl -> Fiókbeállítások -> Módosítás -> További Beállítások -> Speciális -> Az üzenetekből egy példány a kiszolgálón marad
